Une fois que vous avez sélectionné un espace, vous pouvez commencer le processus de réservation.

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Démarrer une réservation

Pour commencer une réservation:
  1. Cliquez sur le bouton ”+” situé en bas à droite de l’écran.

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Champs de la fenêtre de réservation

Une fenêtre de réservation s’ouvrira avec les champs suivants:
  • Sujet
    Titre de la réunion ou de la réservation.
  • Participants
    Participants internes que vous souhaitez inviter.
  • Visiteurs externes
    Invités extérieurs à votre organisation.
  • Date
    Sélectionnez la date et l’heure souhaitées pour votre réservation.
  • Espace
    La salle ou l’espace de travail réservé.
  • Réunion Teams
    Créez éventuellement un lien de réunion Microsoft Teams.
  • Description
    Détails supplémentaires sur la réunion.
  • Public ou Privé
    Si marqué comme Privé, le nom de l’organisateur et le sujet de la réunion seront masqués sur les affichages des salles et les listes publiques.
  • Commentaires
    Notes ou instructions facultatives.
  • Visuel
    Téléchargez une image qui peut être affichée sur les panneaux de salle ou la signalisation numérique.
  • Services supplémentaires
    Ajoutez des services supplémentaires (par exemple, restauration, équipement).

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Ajout de participants

Vous pouvez sélectionner des participants dans votre liste de contacts ou les saisir manuellement.
Tous les participants recevront une notification par e-mail les informant de l’invitation.

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Ajout de visiteurs externes

Vous pouvez également inviter des visiteurs externes:
  • Cette fonction est connectée au PADS4 Visitor Management System (VMS).
  • Les visiteurs externes recevront un QR code à utiliser au kiosque de réception pour un enregistrement facile.
  • Les visiteurs peuvent s’enregistrer eux-mêmes à leur arrivée, et les hôtes seront notifiés.
  • Le départ peut également être enregistré lorsque le visiteur quitte les lieux.
Pour ajouter un visiteur:
  1. Cliquez sur le bouton ”+” sous la section visiteur.
  2. Remplissez les informations requises.
  3. Cliquez sur Save pour confirmer.

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Ajout de services supplémentaires

Pour demander des services comme la restauration, le support AV, etc.:
  1. Cliquez sur “Add Additional Services”.
  2. Choisissez parmi les options disponibles.
  3. Spécifiez les quantités et, si nécessaire, incluez un commentaire.
  4. Cliquez sur Confirm pour attacher les services à la réservation.