La homepage du PADS4 Visitor Management System (VMS) fournit une vue d’ensemble des visiteurs actifs et pré-enregistrés, des actions système, et un accès aux fonctionnalités principales telles que la user creation, les archives, et les settings. Ce tableau de bord central sert de point de départ pour gérer les entrées des invités, configurer l’environnement et gérer les enregistrements le jour même.

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Premiers pas

Depuis la page d’accueil, vous pouvez :
  • Créer une nouvelle entrée de visiteur
  • Consulter les enregistrements archivés des invités
  • Accéder aux paramètres du système
Nous allons commencer par vous guider à travers le processus de création d’un nouvel utilisateur.

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Options du tableau de bord en haut à droite

  • Language Selection : PADS4 VMS prend en charge English et French.
  • Logout : Utilisez user icon dans le coin supérieur droit pour vous déconnecter en toute sécurité du système.

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Création d’une nouvelle entrée de visiteur

Pour créer un nouveau visiteur, les champs suivants sont required :
  • Email Address
  • Assigned Host (de Workspace)
  • Assigned Building (de Workspace)

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Champs optionnels :

  • First Name / Last Name
  • Company Name
  • Visit Purpose
  • Expected Arrival and Departure Time

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Notification par e-mail et auto-enregistrement

Une fois le visiteur créé :
  • Il reçoit un automated email avec les instructions d’enregistrement.
  • L’e-mail comprend un lien de pré-inscription, leur permettant de :
    • Modifier leurs informations personnelles (nom, entreprise, etc.)
    • Confirmer leur présence
  • Les visiteurs pré-inscrits peuvent se valider sur place à l’aide d’un code QR ou d’un code PIN.

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Inscription sur place (Lien Kiosque VMS)

Pour l’enregistrement autonome sur place : Déployez des tablettes interactives, des ordinateurs portables ou des PADS4 Viewers avec des navigateurs configurés pour ouvrir l’URL du Kiosque VMS : 
https://yourpads4domain.com/VMS/Kiosk/welcome
ou 
http://<public-ip>/VMS/Kiosk/welcome
Important (PADS4 version 2022.3 et plus récente) :
Utilisez la structure d’URL spécifique au domaine correcte pour éviter les problèmes de licence dans les environnements multi-domaines : 
https://serverlocation/VMS/Kiosk/domain
Pour les environnements à domaine unique : 
https://serverlocation/VMS/Kiosk/pads

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Enregistrement par Code QR ou PIN

Les visiteurs peuvent s’enregistrer en utilisant soit :
  • Un Code QR (appareils équipés d’une caméra requis)
  • Un PIN attribué aléatoirement
Les navigateurs demanderont l’autorisation d’accéder à la caméra si le scan de code QR est utilisé. Navigateurs pris en charge : Chrome, Edge, Firefox, Internet Explorer.

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Boutons d’action du tableau de bord

Une fois qu’un utilisateur est enregistré, les actions suivantes sont disponibles via le Bouton d’Action :

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Pour tous les utilisateurs enregistrés :

  • Enregistrement manuel – Enregistrer directement l’utilisateur depuis le tableau de bord.
  • Modifier l’utilisateur – Mettre à jour les détails personnels et les informations de contact.
  • Supprimer l’utilisateur – Retirer l’utilisateur du système.

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Pour les utilisateurs enregistrés :

  • Imprimer un badge d’identification – Télécharger ou imprimer un badge visiteur personnalisé. Le style du badge peut être configuré sous l’onglet Paramètres.
  • Départ manuel – Déconnecter l’utilisateur lorsque sa visite est terminée.